做好办公用品管理 办公用品管理注意事项

办公用品管理注意事项  

办公用品管理注意事项

办公用品管理制度
第一章 总则 第1条 为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。 第2条 办公用品由行政部集中管理，办公外包服务商仁通科技负责实施，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。 第3条 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。（详见附件“仁通科技办公用品清单”） 第二章 办公用品计划 第4条 各部门根据本部门办公用品使用情况，每月29日前提报下月办公用品领用计划，部门负责人审签后报行政部。 第5条 行政部专员查对办公用品领用计划与办公用品台账和库存，提报办公用品采购计划，经负责人审签后传送至仁通科技。 第6条 采购单位价值500元以上办公用品时，须报请总经理批准。特殊办公用品可以经行政部同意授权各部门自行采购。 第三章 办公用品采购 第7条 办公用品采购采用即时供应、不间断配置、7*24小时服务的办公外包模式。 由行政部直接对口仁通科技进行管理。 第8条 办公用品采购计划传送至仁通科技后，仁通科技给予反馈，按协议要求配置办公用品并即时配送、应急服务以及市场价格动态等。 第四章 办公用品分发领用 第9条 各部门领用办公用品需填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，一份用于台账登记。 第10条 行政部接到各部门的《办公用品领用单》后，进行核对并做好登记，填写一份《办公用品分发通知书》交给仁通科技，仁通科技将所需用品备齐分发给各部门。 第11条 办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由仁通科技统一调换或回收。 第五章 办公用品管理 第12条 对于列入公司固定资产和耐用办公用品由行政部管理，其他低值易耗等办公用品由仁通科技管理，其发生的库存、丢失、损坏、价格波动等风险均有仁通科技自行承担。 第13条 仁通科技对办公用品的使用情况作月度报表，会同行政部反馈办公用品当月开支费用、浪费结余、办公效率等情况，参与企业办公管理。 第14条 使用中的办公用品出现问题及故障，由仁通科技负责退换、保修、维修、配件等事宜。

办公用品管理细则

1范围
1.1本标准所指办公用品为（以下简称：股份公司）员工日常办公所用文具（以采购部《办公用品价目表》为准）、办公自动化所需用的耗材（含磁碟、色带、墨盒等）以及其它特殊物品（柜、台、凳、特殊文具等）。
1.2本标准适用于股份公司本部，股份公司下属全资、控股公司可参照执行。
2职责
2.1祕书室负责办公用品的归口管理，每半年核定一次办公用品费用定额，实施定额管理。
2.2采购部负责外购办公用品的采购。
2.3股份公司设立文具仓，负责办公用品的入库、保管、发放、建帐及部分特殊办公用品的制作、发放、建帐、保管。
2.4人力资源部负责每半年核定一次各部门（厂）应该领用办公用品的管理人员和非管理人员人数，报送祕书室和相关部门（厂）。
3规定
3.1办公用品由部门（厂）统一领用，其费用按祕书室核定定额标准执行。部门（厂）管理人员每人每月10元、非管理人员每月1元；其他特殊用品费用另计（用于印制生产报表所用的纸张，不列入办公用品定额内）。一次性领用总额超过800元或单价在400元以上的，需经总经理批准。
3.2办公用品费用（其他特殊物品除外）可月度间调剂使用，年底结算、考核。
3.3特殊物品需专题报告，经股份公司主管领导批准后，方可购买，不受定额限制。
3.4打字室等公共使用的办公用品应单独做计划，由祕书室稽核，纸张按各使用单位的实际印数摊入该单位办公用品费开支，报股份公司主管领导审批。
3.5办公自动化装置所需用的备品备件和入固定资产部分的用品，按装置工程部《非生产装置的管理》等有关规定办理。
4程式
4.1办公用品的计划审批
4.1.1采购部负责填报《办公用品价目表》，公布现采购的办公用品价格，如有变动，应及时释出。
4.1.2办公用品（其他特殊物品除外）领用计划每季度制订一次，于每季度最后月份20日前，各单位根据人力资源部核定的管理人员和非管理人员人数，按实际需要，本着节约原则，在定额范围内制定本单位《办公用品领用计划》一式三份，经部门（厂）领导稽核签名后，交祕书室；超过上述标准的，需经过股份公司主管领导稽核，并报送总经理批准。
4.1.3祕书室对各单位上报的《办公用品领用计划》进行稽核（核定是否超定额，品种是否适宜）,并将稽核的各单位《办公用品领用计划》汇总成《办公用品计划费用汇总表》一式两份（包括公共使用的办公用品计划），附一份各单位《办公用品领用计划》报股份公司主管领导审批。
4.1.4祕书室将经批准的《办公用品计划费用汇总表》、各单位《办公用品领用计划》一式一份，交文具仓；一份《办公用品领用计划》退回各部门（厂）作领用文具的依据；另一份《办公用品计划费用汇总表》及一份《办公用品领用计划》由祕书室留存。
4.1.5文具仓根据股份公司各单位《办公用品领用计划》，核对库存，汇总并整理成《股份公司办公用品采购计划》一式两份，经文具仓的主管领导稽核签名后，交一份给采购部采购，文具仓留存一份。
4.2办公用品采购、储存、发放、核算考核
4.2.1采购部根据文具仓制定的《股份公司办公用品采购计划》实施采购，并及时办理入库手续。
4.2.2采购部应将办公用品采购的供方详细列出，分别报公司和文具仓，如有变动应及时更改。
4.2.3文具仓负责办公用品的验收、发放、保管，并按财务部的有关规定建立台帐。
4.2.4每季度第一个月的8日后，各单位凭公司领导审批后的《办公用品领用计划》、领料单，到文具仓领取申领的办公用品。仓管员对《办公用品领用计划》、领料单稽核后发放，并登入各单位领料台帐。
4.2.5文具仓每年、季分别统计各单位实际领用文具的数量、费用总额，列表报祕书室，供考核用。
4.2.6祕书室每年对各单位文具费用进行考核，对超标单位进行减发。
5其它
5.1文具仓应每月盘点，盘亏盘盈应查询原因，并向主管领导和祕书室汇报。
5.2祕书室对办公用品的定额、采购、仓储、领用进行全方位监督管理，对文具仓办公用品进行监督抽查，对办公用品使用情况进行月度通报。
6档案与记录
6.1《办公用品价目表》表9401-1
6.2《办公用品领用计划》表9401-2
6.3《办公用品计划费用汇总表》表9401-3
6.4《办公用品采购计划》表9401-4
还有另外一个简单的版本：
办公用品管理办法
一、办公用品的分类
1. 消耗性办公用品：便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、影印机碳粉、印表机墨盒、列印纸、影印纸、印章、印油、订书钉、大头针、回形针、小夹子、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、记事贴、笔记本、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯等，根据使用情况适当领取；
2. 个人使用的耐用品：剪刀、裁纸刀、计算器、直尺、订书机、笔刨、笔筒、自动铅笔、圆珠笔、磁碟、档案盒、各式资料夹、办公桌、办公椅、电脑、电话、衣架等根据情况一次性领用，使用至报废，以旧换新；
3. 非个人使用的耐用品：打孔机、档案盒、印盒等根据使用情况适当领取，使用至报废，以旧换新；
4. 部门负责领用和保管的物品：影印机、传真机、印表机、碎纸机、档案柜、档案架、报刊架等，公司根据使用情况添置；
5. 注：未列入的用品可比照列入。
二、办公用品的采购、领用
1. 采购流程
办公用品采购申请单 分管领导稽核 总经理审批 办公室购买
办公用品入库、登记
2. 办公用品采购详解及领用
1) 办公用品的采购及管理由办公室统一管理及分配；
2) 公司及部门需要添置办公用品时，应先填写《办公用品采购申请单》，见附表-1，分管领导稽核、总经理审批后办公室方可购买；
3) 办公用品采购完成后，办公室要将此办公用品登记并入库，应先填写《办公用品采购登记表》，见附表-2，采购人签名后入库；
4) 办公用品领用，应先填写《办公用品领取登记表》，见附表-3，领取人签名后方可领取。
三、办公用品的保管
办公用品类别及对应品种一览表
类别 办公用品的品种
A类 低值易耗品 便笺、信纸、复写纸、信封、公文袋、影印机碳粉、印表机墨盒、列印纸、影印纸、印章、印油、订书钉、大头针、曲别针、图钉、小夹子、胶水、胶纸、双面胶、标签纸、涂改液、单页夹、抽杆夹、记事贴、笔记本、自动铅笔芯、签字笔、圆珠笔芯等；
B类 限额使用消耗品类 签字笔、白板笔、修正液、票夹、电池、信封、信纸、稿纸、影印纸、传真纸、墨盒、色带、硒鼓等
C类 非消耗品类 剪刀、直尺、资料夹、订书机、U盘、计算器、印台等
 低值易耗品（A类）由办公室根据实际需要采购，以不影响正常工作、适量储备为原则；
 限额使用消耗品类（B类）、非消耗品类（C类）由各部门填写《办公用品采购申请单》见附表-1，分管领导稽核、总经理审批后办公司方可购买；
 所有办公用品统一由办公室保管；
 各部门应在每月25日前将下一月的办公用品报办公室，以便指定计划统一采购，预期不报视为无需求，届时办公用品管理人员有权据发；
 礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同低值易耗品，办公室统一办理。
XXXX有限责任公司
2011年2月25日
附表-1：
办公用品采购申请单
名称 数量 申请日期 申请人 备 注 分管领导稽核 总经理审批 完成日期
附表-2：
办公用品采购登记表
采购日期 产品名称 数 量 采购地点 单价（元） 采购人签名 备 注
附表-3：
办公用品领取登记表
领取日期 品 名 数 量 领取人签名 部 门 备注

办公用品管理办法

具体利弊看企业情况而定

一般我司办公用品都是有一个流程。从员工入职开始说起吧

员工入职后，公司必须给予办公用品，但所有的办公用品都用领料的方式进行存档；

如折旧、易耗品等使用完或坏掉必须以旧来换新并有领料记录领用都签字确定；

如发现在未到期就进行领用。比方：某某1号领用原子笔一根，5号又来请领原子笔。问清原因，如果没有以旧换新，将其记录在案。并从当月绩效扣除；

员工辞职、离职等现象，在结算所有工资前，必须把入职来的物品全部归还。方可结算工资。

因此，定额的话，会造成有些人员不够使用抱怨，有些人员有剩余；定量的话，造成用完报怨，用不完浪费现象。

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办公用品的管理办法（范文）
1、目的
为使公司的办公用品得到合理、有效的利用，避免浪费发生，特制定本制度。
2、适用范围
适用于各类企业办公室对公用装置及耗材的管理。
3、分类定义
3.1固定资产类办公用品，如：传真机、影印机、电脑、印表机、碎纸机、汽车等。
3.2非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、资料夹、档案柜等。
3.3消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、影印纸、传真纸、水性笔、白板笔、回形针、大头针等。
4、职责
4.1公司人事行政中心负责办公用品的全面管理。
4.2公司人事行政部助理具体负责执行。
5、具体规定
5.1、 办公用品的发放
5.1.1固定资产类办公用品的申购，要先计划并报总经理及人事行政中心、董事长批准。
5.1.2非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用，个别办公必需品须经门部主管同意后可以个人为单位发放；消耗性办公用品根据实际需要以个人为单位发放。发放流程如下：
A、人事行政部制定《办公用品申请表》，经各部门主管确认后于每月25日前提交人事行政中心。
B、公司人事行政中心主管复核、人事行政管理总监稽核、董事长批准后交人事行政部助理统一购买。
C、下月初由人事行政部一次性统一发放到各使用部门。
D、新员工到职或临时急用品可根据实际及时购买，人事行政部每月可适时备用部分用品。
5.2 用品的管理
5.2.1固定资产类办公用品
A、进行编号管理，由财务部统一登记用品，并计算其剩余价值。
B、日常的管理由使用部门或使用者进行；公司公用品由人事行政部进行管理。
C、出现损坏或故障根据实际情况由人事行政部统一安排修理。
5.2.2非消耗和消耗性办公用品
A、由各使用部门或使用者管理。
B、非消耗性办公用品如有损坏应以旧品换新品，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购。
C、设立《办公用品领用单》，由人事行政部统一保管，以便于掌握办公用品的领用状况。
D、员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由人事行政部确认。
5.3各部门一个月的办公用品量应在月初进行仔细检查预算，在月中确有特殊原因须要增加或另买时须由部门负责人递交书面的超支“情况说明”给人事行政部，报人事行政中心核查后再确认处理结果。
5.4若无特殊原因超支，公司不再为其购买，但部门负责人为保证工作的正常进行，自行解决余下时间的办公用品费用。
5.5月度办公用品使用定额由上月25日—下月25日为一个周期。
6、惩罚
6.1公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的价格从当月工资中扣出。
6.2公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者一经发现将在当月考核分中扣5分。
6.3员工应自觉爱护各类办公用品，如有不正当或不合理实用而损坏应照价赔付。
7、相关表格
《办公用品申请表》、《办公用品入库单》、《办公用品领用单》
8、附则
本办法从 年 月 日开始生效执行。

办公用品管理制度
1、酒店的办公装置：电脑、印表机、影印机、传真机、电话机等均为酒店办公而配备使用的，应以服务于酒店为宗旨，不得挪为他用，不得转借他人。酒店为员工配置合理办公用品，员工有责任正确使用、维护、保管好办公用品。若因个人原故造成遗失、损坏及损失，由其按价赔偿。
2、一切办公用品的添置均由部门按照节约、方便工作的实用原则报计划给总办，经财务经理、酒店总经理审批后由采购统一购置，由仓库发放和管理。
3、办公人员领用的所有办公用具用品均需在领用单上签字，若因故离开酒店应如数交还。
4、财务部对配置在各办公桌的办公装置实行编号管理，任何人未经办公室的许可不得擅自调换。出现故障，必须申报维修，若自作主张予以更换或修理，办公室、财务部将视其损坏程度责成当事人赔偿。
5、办公用品原则上由各部门每月向采购部申购一次，部门根据工作实际需要，将申购办公用品的品名、规格、数量、用途及上次领用时间等填写清楚后，统计好后交财务经理、总经理审批，再报采购部，按采购计划严格执行。
6、采购回来的办公用品全部入库（严格按照品名、规格、数量和金额进行登记，并分类妥善保管）。在指定领料时间领用时，由部门自行填写领用单，经部门负责人、财务负责人及总经理签字后，在仓库领出，直接交由使用部门。
7、各部门员工应本着节约的原则，按实际需要领用办公用品，申请部门必须准确填写所需物品的名称、数量、用途、上次领用时间等，对于非初次申购或领用的物品，应坚持“以旧换新”原则，对于滥领办公用品者，如不能做出合理解释，总办和财务有权不予领用并视情节做出处理。
8、严格对影印纸、列印纸的管理，提倡节约，减少浪费，对报废纸张集中使用，可用做档案校对稿的列印，或剪裁成小方纸做便笺纸使用。
9、仓库每月进行一次小盘点，及时了解办公用品的结存，对急需的办公用品，应报采购部及时采购，保证酒店办公用品的正常供应。
10、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗、费用。耐用办公用品如有损坏，凡属产品本身质量问题的，办理以旧换新手续；使用不当等原因造成的损坏或丢失，由使用人负责赔偿。

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公司办公用品管理制度?

公司办公用品管理制度办公用品管理制度为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。一、办公用品分类办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品
1、固定资产类办公用品，如：办公桌、办公椅、传真机、影印机、电脑、印表机、扫描器、碎纸机、照相机、汽车等；
2、非消耗性办公用品，如：计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、纸刀、白板等；
3、消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、影印纸、传真纸、水性笔、白板笔等；二、办公用品的申购。各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字。各部门临时采购的急需办公用品或者超出半年计划范围的办公用品，由所在部门主管填写《器材申购单》，并在备注栏内注明急需采购或超出计划的。原因，经办公室主任签字、总经理批准后交供应部统一购买；

办公室的注意事项办公用品

办公室办公用品注意事项：
第1条 为加强本公司办公用品管理，节约成本，提高效率，规范流程，明确责任，倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式，特制定本制度。
第2条 办公用品由行政部集中管理，办公外包服务商仁通科技负责实施，实行统一采购，统一发放，统一回收处理。
第3条 本制度办公用品包括：书写工具系列、纸本系列、文具系列、名片与图文系列、办公生活用品系列、专项办公用品系列、套餐系列、IT耗材系列。

智诚办公用品管理系统

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