为什么说计算机是秘书的好帮手

一个单位或一个大公司往往少不了秘书，像起草工作小结，准备会议发言稿，了解工作进度，综合市场行情，处理来信来访，定购车船票等等，这些工作往往全权委托秘书去处理。这些事务，既具体，又繁琐，需要花费很多心血。如今计算机悄悄走进了办公室，给秘书帮了大忙，使他们工作起来轻松自如，准确无误，如虎添翼！

这里，要特别提一提办公自动化系统，简称“OA”。它是20世纪70年代中期迅速兴起的一门综合性技术，至今已风靡全球。它以先进的计算机软、硬件技术装备了办公系统，以达到提高办公效率和管理水平的目的。一个好的“OA”系统，主要功能包括：

1.可以进行信息采集、信息加工、信息传送、信息存储；

2.能将文字、数字、语言、图像等信息资源组合在一起，并有效地综合处理；

3.辅助各级管理人员进行管理决策，使办公人员的劳动智能化、办公工具电子化、办公活动无纸化和数字化。

有了“OA”系统，秘书的工作方式改变了，效率大大提高了。比如写小结和发言稿，用计算机写不仅速度快，而且修改起来也十分方便，并随时可以通过打印机输出整齐、清晰的文稿；文章写好后，可以作为文件永久保存在磁盘上，安全可靠，并可随时调用。再比如市场行情、下属各部门的工作进展情况，通过本系统或本公司的计算机网络系统，很容易得到详细、准确的信息。这些信息经过总结、归类，就成为珍贵的资料，可提供有关领导了解和决策时参考。如果秘书的计算机上了因特网，则世界范围内的有关信息也很容易得到，这比人工找资料、翻文件不知省了多少时间和力气。

至于订购车船票，有了计算机就更方便了，只要与和计算机联网的订票处接通，用键盘提出具体要求，只需花几分钟时间，就可解决问题。

总之，过去秘书离不开纸和笔，而如今时时刻刻离不开计算机。计算机已成为秘书当之无愧的好帮手。

关键词：办公自动化系统