整理档案材料一般都需要什么 企业档案该如何整理？

企业档案该如何整理？  

企业档案该如何整理？

一、档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
　 二 、档案点收
档案结案移送归档时，依如下原则点收：
检查档案的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。档案的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。与本案无关的档案或不应随案归档的档案，应即退回经办部门。
三 档案整理
1、中文直写档案以右方装订为原则，中文横写或外文档案则以左方装订为原则。
2、右方装订档案及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。
3、档案如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切摺叠，使其整齐划一。
4、宜三孔线装（易拆开复印）
四、 档案分类
1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务专案等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。
2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。
3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。
4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登入，并以每一案一个“目次”编号为原则。
5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2
为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。
6、有的也可按照时间，如外来档案、公司内部档案，财务资料等，以及工商变更资讯，章程变更资讯等
五、 档案名称及编号
1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容 性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。
2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。
3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名 称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
六 档号编定
1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。
2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。
3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主 要类别，编列档号。
4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角；左方装订则填写于右上角。
七 归档与档案清理
1、归档档案，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。
2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。
八 储存期限
档案储存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：
1.永久储存：(1)公司章程；(2)股东名簿；(3)组织规程及办事细则；(4)董事会及股东会纪录；(5)财务报表；(6)政府机关核准档案；(7)不动产所有权状及其他债权凭证；(8)工程设计图；(9)其他经核定须永久储存的文书。
2、10年储存：(1)预算、决算书类；(2)会计凭证；(3)事业计划资料；(4)其他经核定须储存10年的文书。
3、5年储存：(1)期满或解除之合约；(2)其他经核定储存5年的文书。
4、1年储存：结案后无长期储存必要者。
5、规章由规章管理部门永久储存，使用部门视其有效期间予以储存。
九 档卷清理
1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时， 依规定清理一次，已届储存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必 要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。2.保管期限届满的档案中，部分经核定仍有储存参考价值者，管档人员应将“ 收(发)文登记单”第五联附注在其保留档案上，并在第五联上注明部分销毁之日期。
十、电子文件
企业管理最好把所有资料予以扫描，做成电子文件。档案目录与纸质一致，查询方便。且可以无纸化办公，联合OA软体快速方便。

企业档案如何整理及分类

要看企业的性质和经营范围
一般的分法是：
1、行政工商资料为第一分类;
2、人事资料为第二分类;
3、专案资料为第三分类;
以上三个只是大的分类，每个分类下还要有细分：
1、行政工商资料细分
(1)工商资料(章程、执照正副本、组织机构程式码证正副本、法人身份证影印件等)
(2)财务资料(验资报告、税务登记证正副本、每年审计资料等)
(3)生产企业还会有生产许可、卫生许可证、专利证书等等
(4)房地产公司就有施工许可证、预售许可证、国土证、产权证等等
2、人事资料细分：
(1)招聘面试入职资料(含员工个人资讯及相关证照)
(2)每月考核资料
(3)培训资料(培训台账等)
(4)薪资标准资料
(5)员工工作计划及总结等
(6)劳动合同、试用期合同、培训合同、其他与公司特殊签订的合同
3、专案资料细分
专案资料根据公司经营性质分法不同，比如生产性的和销售型的，资料区别很大，在此就不一一列出了。
管理要点:
1.档案分类存放。
2.档案分等及存放。
3.部分档案不可以正本借出,应建立副本。
4.部分档案禁止影印。
5.建立档案借出与归还登记本。
6.档案架应依据分类明确标示。
7.活页夹应依据内容明确标示。
8.档案应赋予编号,并按照编号依序存放。
9.各类档案应订定储存期限,年终必须将过期档案进行整理销毁,空出空间给后续档案存放。

如何组织企业档案整理工作

规范化挺大的课题，现在公司都在要求规范化，只不过角度不同，档案管理方面：1、规范化是必然趋势，改变传统劣势2、档案管理规范化的优点-主要是提高工作效率、档案利用率等，可能遇到的困难，强调其主营业务的规范化还没有实施或力度不够，档案管理是小的方面，解决方案：1、任何组织的规范化，多是从每一项细小工作开始，逐步建立起来的，不是一蹴而就，所以档案作为企业众多环节之一，应该规范化；2、档案管理规范化能为主营业务提供更好的行政支援和服务，举例：（略），望多加揣摩，记住：先说服自己，才能说服别人！

企业档案怎么整理啊

东莞有万维博通，在南城第一国际
万维博通还是一家专业的档案系统整合公司，是东莞市首家备案的“广东省档案中介服务机构”。除提供档案资讯资源管理系统（AMIS）外，万维博通还提供智慧库房设计、档案管理体系建设、数字化加工装置配置、档案整理与数字化加工等服务，是国内较早开展档案整理及数字化加工业务的企业。公司拥有一批精通档案业务、持证上岗的工作人员，有过百家档案整理、数字化加工、目标管理的成功案例。

如何快速有效的整理杂乱的企业档案？

第一步，按会计、人事（员工）、行政（收发文、制度档案等）、技术等将档案分类。
第二步，将上一步每个分类再按年份分类，如2006、2007、2008、2009、2010。
第三步，第二步分类后的档案，如果数量不大，就按时间顺序编号排序，编制目录；如果数量较大，就根据档案型别再大致划分以下类别后，再按时间顺序编号排序，编制目录。
当然，国家、地方、行业都有各自的档案管理法则，不知道你的公司性质，提供一个贯通的办法。

怎样整理中小企业档案

用档案袋和档案盒分类整理，很方便的，如有需要QQ：382774431（档案用品销售）

企业档案整理立卷好，还是元件好

企业档案整理立卷好
元件对于政府机关而言确实比较方便,因为都是公文,都有发文号,所以元件适用于政府机关。

如何建立企业档案？

一、提问者的提问不够详细，好比问：如何开汽车？面对这样的问题，你说如何回答才对呢？发动汽车、挂档、加油门就可以开了，呵呵，这样的回答又有谁会满意呢？
二、所以我只能简单说一下步骤：
1、问一下企业领导或上级档案部门，看本企业的档案在管理的时候如何分类，先要掌握本行业的档案分类标准；
2、继续问企业领导，看他管理档案想要达到一个什么样的标准，是档案柜、档案盒管理就行呢？还是要实现资讯化管理？如果实现资讯化管理，是要单个电脑管理就行，还是需要企业各部门联网管理；
3、根据企业领导的要求，再决定如何管理档案，如果仅仅是档案柜、档案盒管理，建立一个档案室，买些档案柜、档案盒就可以了，如果要实现资讯化管理，就要上电脑、买档案软体，如在网上可以买到八百客、东方飞扬、万能档案等管理软体，找一款适合自己的就可以了。

如何进行企业档案管理

近年来，随着经济社会快速发展，企业内外环境发展急剧变化，企业档案管理呈现出一些新的发展趋势。

一、法规遵从

法规遵从（Regulatory Compliance）是指企业在业务活动中，要遵守各项法律法规和规章制度，而且能证明自身确实遵守了相关要求。档案记录了企业各项业务活动的依据、过程和结果，是企业守法、合规、诚信经营的可追溯性证明。实现法规遵从要求企业依法、有效地管理档案，保证资讯的真实性、完整性、可用性和安全性，为企业活动提供合法性证明。

对法规遵从的强调，始于美国的《萨班斯法案》。2001年，包括安然能源、冠群电脑、世界通讯、施乐公司等在内的多家美国大公司，相继爆出伪造档案、销毁档案、进行财务欺诈的丑闻。为了重拾投资者信心，加强对企业的监管，2002年，美国国会通过《上市公司财务改革和投资者保护法案》（又称《萨班斯法案》，Sarbanes-Oxley Act），对在美上市公司的档案存档作出了严格规定，强调通过审计档案来审计企业行为，以实现对企业的监管。《萨班斯法案》规定，如果公司故意销毁、伪造档案、档案，将被处以罚款或最高20年的监禁。此后不久，美国证券交易委员会（SEC）对摩根斯坦利、美林、城市银行和德意志银行等券商处以钜额罚款，原因即是这些公司的电子邮件储存不全。2004年，巴塞尔银行监管委员会通过针对金融业的“新巴塞尔资本协定”（New Basel Capital Aord），对企业资讯备存与电子举证机制的建立进行了规范。2008年，我国财政部、证监会、审计署、**和保监会联合颁布《企业内部控制基本规范》，对企业资讯的真实完整、档案的储存和保管提出了要求。

上述法规有三个基本要求：一是资料储存（Storage）。要求企业的资料必须真实、完整地储存起来，直至法规和政策所规定的期限结束；资料储存期间，必须从技术上保证其不被修改和删除。二是安全利用（Aess）。企业应充分保护资料中的隐私和情报成分，同时资料应该在安全储存的前提下被安全利用。三是审计（Aount）。要求企业保留资料主体，同时对资料的访问过程进行封存，满足法规和政策的审计要求。法规遵从对企业档案管理提出了新的严格要求，也督促公司管理层更加重视档案管理。

二、资产化

资产是指对过去的交易或事项形成的、由企业拥有或控制的、预期会给企业带来经济利益的资源。档案的资讯、知识属性决定了其经济价值，尤其是在知识经济时代，档案作为企业无形资产的地位更加凸现。国际标准《资讯与文献—档案管理》(ISO15489)指出：“档案是有价值的资讯资源和重要的企业资产。”国际标准《资讯与文献—档案管理系统—基础和术语》(ISO30300)进一步明确：“档案作为一种资讯资源，是组织智力资本的一部分，因此也属于组织的资产。”我国档案行业标准《企业档案工作规范》(DA/T42)也强调：“企业档案是企业知识资产和资讯资源的重要组成部分。”

在实践中，1992年上海海洋地质调查局在参与组建上海石油天然气公司时，以其东湖油气田勘探阶段所获得的档案估价1.2亿元作为注册资本认缴。2000年,欧盟估计，欧盟各国政府以电子档案为主体的资讯资源蕴涵了4700亿欧元的价值。2000年英国发布了《资讯资产登记》和《评估资讯资产：政府组织机构电子档案的鉴定》，用于英国联邦政府机构对包括档案在内的资讯进行资产登记和评估。2008年全国**代表、富润控股集团有限公司董事局**赵林中提出：要像“离任财务审计”一样，对党政机关、企事业单位法定代表人进行“离任档案审计”，并纳入《档案法》。将档案视为资产，进行登记、评估和审计，将成为企业档案管理的重要趋势之一。

三、企业文化

一流企业做文化，二流企业做技术，三流企业做产品。我国企业要做大做强，做成百年基业的卓越公司，必须努力培育良好的企业文化。而企业文化的培育离不开良好的档案管理。档案是企业历史的沉淀物，是公司文化的固化物。世界许多知名企业，如美国电话电报公司、福特汽车、IBM、西门子、巴斯夫、拜耳等，都十分重视档案管理，重视对企业历史的研究。这些公司的档案馆还收藏了大量具有文物价值的产品、纪念品等，兼具公司博物馆和工业文化遗产陈列馆的功能。我国许多企业档案部门也越来越重视挖掘企业历史与文化，弘扬公司的优秀传统、增加公司的历史积淀、提高公司的文化气质，促进公司竞争力提升和可持续发展。

四、标准化

标准化是人们在生产建设活动中，广泛地将科学研究成果和生产实践经验进行总结，形成共同准则，并加以普遍推行的活动。标准化内含着统一、简化、协调和最优化的基本原理。推行标准化是大规模社会化生产的基本要求。多年来，我国企业档案界一直强调推行标准化，但实际工作中，主要遵循的是国家标准和行业标准，而较少关注国际标准。随着经济全球化、经营跨国化，采用国际标准成为现代企业的基本趋势和必然要求。而且，许多国际标准反映了某一领域内的先进理念和最佳实践，卓越企业应该以权威的国际标准为指引。

档案管理领域的国际标准主要由ISO/TC46/SC11（国际标准化组织档案/档案管理分技术委员会）负责制订。目前，ISO/TC46/SC11制定的以下标准值得企业档案部门关注：《资讯与文献—档案管理系统—基础和术语》（ISO30300）、《资讯与文献—档案管理系统—需求》（ISO30301）、《资讯与文献—档案管理》（ISO15489）、《资讯与文献—档案管理过程—档案元资料管理》（ISO23081）、《资讯与文献—用于档案的工作过程分析》（ISO26122）、《资讯与文献—档案数字化实施指南》(ISO13028)、《资讯与文献—数字档案的转换和迁移流程》(ISO13008)和《资讯与文献—电子环境下档案管理原则与功能需求》(ISO16175)等。

五、组织记忆

“记忆”原为生物学、心理学概念，是指个人在日常生活过程中有意识或无意识地对其经验、事物等的储存和再现。记忆是一个人生存和成长的基础。后来，社会学家提出了“集体记忆”“社会记忆”的概念。集体记忆是所属群体共同的精神财富、文化纽带。上世纪末，“记忆”被引入档案学领域。1996年加拿大档案学家特里·库克在第十三届国际档案大会上指出，全世界档案人员仍然在建造记忆宫殿。2000年第十四届国际档案大会上，西班牙国王胡安·卡洛斯指出：“档案馆是储存人类记忆的各种表现形式，储存社会记忆、个人记忆的最权威场所。”2004年第十五届国际档案大会主题即为“档案、记忆和知识”。ISO15489提出，档案给组织带来的收益之一即是“维护组织记忆、个人记忆或社会记忆”；ISO30300也强调，实施档案管理系统的目标之一是“维护企业或集体记忆并承担社会责任”。

管理学界也提出了“组织记忆”的概念。组织记忆是指将过去的知识应用于现在的活动，并以此来提高组织的业务水平，其本质上就是企业的经验性知识、历史性知识。组织记忆与组织智慧、学**型组织、人工智慧、知识管理系统、组织和个人发展等概念密切相关，甚至等同于知识管理。王兆祥等指出：“企业记忆系统是指企业内部通过识记、保持、回忆等方式，积累和保持知识的系统。它主要由以下要素组成的：企业内全部成员的大脑，档案、合同、档案资料、图书、电脑储存器等各种形式的资讯储存介质等。”可见，档案是组织记忆的重要组成部分，传承组织记忆应该成为企业档案管理的重要目标。从组织记忆的角度审视档案，为企业档案管理提供了新的思路。

六、知识管理

在当今知识经济时代，知识是唯一有价值的资源，知识管理是企业管理的基本正规化。知识管理有两种基本模式：一是编码化模式（Codification Mode），强调借助资讯科技构建知识库，通过“人—文件—人”途径，实现对显性知识的管理与开发；二是人性化模式（Personalization Mode），强调投资于人力资源，培养知识交流氛围，通过“人—人”途径，实现对隐性知识的共享与利用。档案是企业显性知识的“沉积容器”和隐性知识显性化的“编码工具”。编码化知识管理本质上是一种知识化的、高阶的档案管理。早在1994年，特里·库克就提出，档案工作者应该从实体保管者向知识提供者过渡。2002年，张斌提出：“企业档案是企业重要的知识资源，企业档案管理是企业知识管理的重要内容。”2007年，徐拥军进一步提出“档案知识管理模式”（“以知识管理为导向的档案管理”和“以档案管理为基础的知识管理”），认为档案管理应该向知识管理方向创新、拓展，知识管理可以从档案管理切入、起步。

早几年，由于忽视档案管理，知识无法固化，许多公司的知识管理失败了。近年来，越来越多的知识管理经理认识到，知识管理要落地，离不开档案管理。另一方面，许多企业档案部门也更加积极地参与知识管理，有的甚至成为公司知识管理的主导者或牵头单位。当前，企业档案管理在完成从实体管理到资讯管理的发展后，正经历著从资讯管理到知识管理、从知识管理向知识服务的过渡。

七、整合管理

整合是指将一些孤立的事物或元素通过某种方式集中在一起，产生联络，从而构成一个有机整体的过程。整合管理是为实现系统目标而进行的纵向与横向的整合与优化。企业档案管理领域的整合包括以下几个层面：一是资源整合，包括档案与档案的整合（一体化）、图书情报和文件的整合（一体化）、结构化资料和非结构化资料的整合。未来企业将不再严格区别档案与档案、图书情报与档案、结构化资料与非结构化资料，而是将它们都视为资讯资源（资讯内容）予以统一管理。二是系统整合，即档案管理系统与业务系统的整合。先期主要构建业务系统与档案管理系统的介面，实现业务系统的资料自动归档于档案管理系统；最终将实现档案管理系统与业务系统的无缝衔接。部分企业也可以不建设单独的档案管理系统，而是将档案管理功能嵌入业务系统中。三是流程整合，即将档案/档案管理嵌入业务流程中，以档案/档案资讯流支撑业务流。四是标准整合，即将档案/档案管理纳入ISO9000质量管理体系、ISO14000环境管理体系、OHSAS18000职业健康安全管理体系、ISO27000资讯保安管理体系。

八、风险管理

随着科学技术飞速发展和全球化快速推进，人类社会已经步入一个充满不确定性的“风险社会”。无论是自然灾害，如2008年汶川大地震、2011年日本地震海啸，还是人为灾难，如2001年“9.11”事件、2003年伊拉克战争，都严重损毁了大量珍贵的档案，带来无法挽回的损失。“9.11”事件之后，世贸大楼许多公司因为业务资料全部被毁，没能再恢复运营，而摩根斯坦利公司因为在新泽西州建有备份系统，第三天就恢复了营业。可见，加强档案风险管理十分必要。

2001年，ISO15489就强调对档案风险进行评估、分析与应对。2004年，国际档案管理与行政工作者协会（ARMA）出版了《档案与资讯的风险管理》，为各国档案管理人员提供风险管理方法论指导；欧洲数字保护中心（DCC）和欧洲数字保护（DPE）课题组研制了《基于风险评估的数字仓储审计方法》。2009年，我国DA/T42要求：“制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制订档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程式、保障措施和转移地点等。对档案资讯化管理的软体、作业系统、资料的维护、防灾和恢复，应制订应急预案。”构建档案风险管理体系、制订档案管理应急预案，已经成为现代企业档案工作的重要一环。

九、境外档案监管

近年来，随着经济全球化日益加速、对外开放程度不断加深，我国国有企业纷纷“走出去”，在境外投资设厂、开展业务，从而产生了大量境外档案。由于诸多原因，许多国有企业境外档案监督不力、管理混乱，导致大量国有资产流失，国家核心经济祕密频繁外泄，企业经营风险急剧增加。为此，2005年，国家档案局印发了《关于加强驻外机构和境外企业档案工作的意见》，要求“母体公司要逐步建立和完善驻外机构和境外企业档案工作管理体制”。2009年，国资委和国家档案局印发了《关于进一步加强**企业档案工作的意见》，其中强调要“加强境外企业和机构的档案管理”。

由于国有企业境外档案的特殊性、境外档案工作所处环境的特殊性，尤其是境内外档案法律、制度、语言、文化、传统等方面的差异性，给国有企业境外档案监管带来了特殊挑战，提出了特殊要求。为此，国有企业境外档案监管应遵循两项基本原则——“双重遵从”（同时遵从中国和所在国家或地区的档案法律法规）、“双向包容”（相互包容中国和所在国家或地区的档案文化传统）；把握三个关键控制点——境外档案归档范围与保管期限表的确定，覆蓋全球的档案管理系统的构建，境外档案向境内移交方法的选择。

十、云端计算和大资料

云端计算（Cloud Computing）和大资料（Big Data）是当前资讯化发展的两大重要趋势，对各行各业都将产生深远影响。和企业其他活动一样，档案管理必须适应云端计算和大资料的特点与要求，进行思想理念、业务模式与管理方式的变革。一是档案概念的泛化。即树立“大档案观”，将一切具有储存价值的资讯记录视为档案，而不论其所处过程、载体、型别、格式、储存期限如何。这意味着，凡记录皆档案，档案产生“一瞬间”即是档案。二是档案云平台的建设。即基于“云架构”，打造覆蓋企业各个部门、系统和业务的统一、高效档案资源管理与服务平台。三是档案储存与知识挖掘。大资料的核心应用之一是预测，而预测依赖于历史资料的积累和挖掘。这就对档案的海量储存和知识挖掘提出了更高的要求。企业档案工作的重心将从“数字化”转变为“资料化”。四是档案安全问题更加严峻与复杂。